Orden HAP/1611/2016, de 5 de octubre, por la que se modifica la Orden HAP/2478/2013, de 20 de diciembre, por la que se regulan los ficheros de datos de carácter personal existentes en el Departamento y en determinados organismos públicos adscritos al mismo.

La Orden HAP/2478/2013, de 20 de diciembre, por la que se regulan los ficheros de datos de carácter personal existentes en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas y en determinados organismos públicos adscritos al mismo, contiene en su Anexo I la relación y descripción de las características básicas de la totalidad de los ficheros de datos carácter personal existentes en el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, con excepción únicamente de los ficheros de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria y de la Real Casa de la Moneda-Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Esta Orden ha sido modificada posteriormente en dos ocasiones con la finalidad de crear nuevos ficheros, incorporándolos a su Anexo I, o de modificar o suprimir ficheros ya existentes. Estas modificaciones se han llevado a cabo por Orden HAP/2503/2015, de 25 de noviembre, y por Orden HAP/1134/2016, de 30 de junio.

Procede ahora mediante la presente llevar a cabo una tercera modificación de la Orden HAP/2478/2013, de 20 de diciembre.

El cumplimiento eficaz del régimen jurídico vigente de protección de datos de carácter personal exige llevar a cabo una continua revisión del funcionamiento de las diversas unidades administrativas que con frecuencia pone de manifiesto la necesidad de crear nuevos ficheros o de modificar las características de los ya creados.

Esta revisión continua es un requisito previo e imprescindible para garantizar que los ficheros estén correctamente inscritos en el Registro General de Protección de Datos con miras a hacer posible el ejercicio de los derechos de los ciudadanos regulados en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, y artículos 52 a 54 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, aprobado mediante Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre.

Por ello, es necesario proceder a la creación de una serie de ficheros, objeto del artículo primero de la presente Orden Ministerial. En primer lugar, se crea el «Fichero automatizado de Gestión de explosivos» del que es responsable la Dirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Estado, y cuya finalidad es disponer de los datos necesarios en la aplicación centralizada de gestión de explosivos para tramitar las solicitudes de los pedidos de suministro realizados por los consumidores de explosivos ante las áreas de industria conforme al artículo 209 del reglamento de explosivos aprobado por el Real Decreto 230/1998, de 16 de febrero.

En el ámbito del Instituto Nacional de Administración Pública se crean dos nuevos ficheros: el Fichero de Usuarios de sistemas y el Fichero de Becarios. El primero de ellos, se crea para la gestión de los datos recabados con motivo del registro de usuario para la utilización de los distintos sistemas informáticos del INAP, mientras que el segundo tiene por objeto el mantenimiento de los datos de los becarios de formación e investigación del Instituto Nacional de Administración Pública.

Por otro lado, y en virtud de lo dispuesto en los artículos 14 y 23 de la Ley 20/2013, de 9 de diciembre, de Garantía de la Unidad de Mercado se establece un sistema de intercambio electrónico de información para que las autoridades competentes puedan intercambiar, por un lado, información relativa a los proyectos normativos que puedan tener incidencia en la unidad de mercado y, por otro lado, sobre los operadores económicos para el ejercicio de las funciones de supervisión que tienen encomendadas, lo que afecta tanto a la Administración General del Estado, como a las Comunidades Autónomas y Entidades Locales. Este sistema de intercambio electrónico de información, se canaliza a través del Sistema de Cooperación Administrativa de la Ley de Garantía de Unidad de Mercado, cuya puesta en marcha se encomienda al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

A estos efectos, bajo la responsabilidad de la Dirección General de Coordinación de Competencias con las Comunidades Autónomas y Entidades Locales, se han creado los correspondientes registros de empleados públicos que intervienen como Puntos de Contacto en el Sistema de Cooperación Administrativa de la Ley 20/2013, de 9 de diciembre, lo que exige, a su vez, la creación, mediante orden ministerial, de nuevos ficheros de datos de carácter personal: el «Fichero de datos de empleados públicos de la AGE que intervienen como Puntos de Contacto en el Sistema de Cooperación Administrativa de la Ley de Garantía de la Unidad de Mercado» y el «Fichero de datos de empleados públicos de las Comunidades Autónomas y Entidades Locales que intervienen como Puntos de Contacto en el Sistema de Cooperación Administrativa de la Ley de Garantía de la Unidad de Mercado».

Al margen de lo anterior, y por motivos de seguridad jurídica, se aprovecha la presente Orden Ministerial, para incorporar dos ficheros, denominados «ARCADIA» Y «METRÓPOLIS», creados en 2011 mediante Orden Ministerial del entonces Ministerio de Política Territorial y Administración Pública, y bajo la responsabilidad de la Subdirección General de Cooperación Local, en la medida en que estos ficheros que recogen datos personales de empleados públicos que prestan sus servicios en entidades locales no fueron recogidos en la Orden HAP/2478/2013, de 20 de diciembre.

Por último, se crea el «Fichero de comisiones de servicio de la Administración General del Estado que impliquen desplazamientos fuera de España», bajo la responsabilidad de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas. Este nuevo fichero trae causa en la instrucción conjunta de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos sobre comisiones de servicio con derecho indemnización, de fecha 22 de octubre de 2013, cuyo objetivo es establecer una serie de normas comunes para estas comisiones, y se aprueba en el marco de las previsiones de la Disposición final Quinta del Real Decreto 462/2002, de indemnizaciones por razón del servicio, respecto a disposiciones adicionales para la aplicación del mismo.

La medida propuesta pretende reutilizar y mejorar los datos de los ficheros ya existentes en los distintos Departamentos sobre las comisiones de servicio fuera de España de sus empleados, así como la disponibilidad de los mismos, utilizando una misma aplicación, la «Aplicación común informativa de las comisiones de servicios» creada por la Oficina para la Ejecución de la Reforma de la Administración en desarrollo de la medida acordada en este sentido por la Comisión para la Reforma de las Administraciones Públicas (CORA), de forma que en determinados casos de necesidad se haga posible la protección de la integridad física de los funcionarios comisionados, en caso de producirse cualquier tipo de suceso o evento en el país al que se produce el desplazamiento.

De esta forma, entre los datos de los que ya se hace uso para la tramitación de las comisiones de servicio, se incluirá información que permita contactar y localizar al empleado público cuando concurran circunstancias de riesgo, lo que a su vez permitirá que el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación, u otros Departamentos con competencias en la salvaguarda de la integridad física de las personas, puedan atender con la máxima rapidez posible a los empleados públicos ante una situación de emergencia.

Finalmente, en el artículo segundo de esta Orden Ministerial, se lleva a cabo una modificación de determinados elementos de algunos ficheros ya existentes. En concreto, en lo que respecta al «Fichero automatizado de explosivos, armas, cartuchería y pirotecnia», dado que se trata de ficheros creados y utilizados por cada una de las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno para la gestión de las autorizaciones, permisos y licencias en materia de explosivos, armas, cartuchería y pirotecnia, se establece que sea la Delegación/Subdelegación del Gobierno la unidad responsable y la unidad de ejercicio de derechos, en vez de la Dirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Estado, que no ejerce ningún control respecto de estos ficheros.

Por otro lado, en relación con el «Fichero automatizado de altos cargos de la Administración General del Estado, sobre red de Área Local», del que es responsable la Dirección General de Organización Administrativa y Procedimientos, se propone, por un lado, un cambio de denominación y en la finalidad, con el fin de diferenciar este fichero de los ficheros sobre Altos Cargos dependientes de la Oficina de Conflicto de Intereses; y de otro, se modifica el nivel de seguridad a «básico», ya que el actual nivel medio no se corresponde con las previsiones del artículo 81 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre.

Por último, en el ámbito del Instituto Nacional de Administración Pública, se cambia la denominación de dos de los ficheros ya existentes con el fin de ofrecer una mejor descripción, En concreto, el «Fichero de solicitudes de inscripción a procesos selectivos» pasa a denominarse «Fichero de gestión de procesos selectivos», mientras que el «Fichero de Usuario de comunidades virtuales» pasa a denominarse «Fichero de Usuarios de la red social».

De igual modo, buscando ofrecer una información más precisa y con el objeto de facilitar a los interesados un mejor ejercicio de consulta, acceso, rectificación y cancelación de sus datos de carácter personal, se modifican algunos elementos de ocho ficheros, de los que es responsable el Instituto Nacional de Administración Pública. Se trata en concreto del «Fichero Clientes de la librería», el «Fichero Suscriptores de revistas», el «Fichero de adaptaciones para opositores», el «Fichero de colaboradores en procesos selectivos», el «Fichero de recursos sobre procesos selectivos», el «Fichero de gestión de procesos selectivos», el «Fichero de formadores» y el «Fichero de Usuarios de la red social».

La presente orden ha sido sometida al previo informe de la Agencia Española de Protección de Datos y se dicta al amparo del artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.

En su virtud, dispongo:

Ver documento:

BOE-A-2016-9223